Como ya hemos comentado en anteriores blogs, uno de los errores más frecuentes en los que incurren gran parte de las compañías, independientemente del sector del que se trate, es realizar la facturación de las condiciones comerciales para los grandes clientes B2B con el facturador genérico (que suele estar diseñado para la facturación B2C), ya que son casuísticas totalmente diferentes. Regularmente cada mes es necesario realizar los ajustes necesarios para aplicar esas condiciones especiales ofertadas y generar los informes personalizados, lo que supone un elevado esfuerzo manual (por lo general, en Excel).
Esto conlleva varias situaciones que perjudican a la empresa y que podrían evitarse con la automatización. Por ejemplo:
—Alto coste de mano de obra.
—Errores de facturación con la consiguiente insatisfacción de los clientes.
—Las facturas se emiten en un fichero Excel con poco valor añadido.
En cambio, las soluciones para la digitalización y automatización de la facturación de acuerdos marcos con condiciones de precios especiales para grandes cuentas, consiguen una facturación adecuada de la oferta comercial personalizada, conlleva además utilidades para gestionar el inventario y funcionalidades complejas para el proceso de facturación (tales como la agregación y la consolidación de facturas de varios operadores asociados nacionales o internacionales).
Estas soluciones de billing personalizado consiguen, además:
- Cambiar de un modelo tradicional de inversion en sistemas de billing a un modelo de pago por uso (Billing as a Service).
- Adaptar rapidamente el proceso de facturación a una oferta comercial cambiante.
- Disminución del equipo de facturación con el consiguiente ahorro operativo.
- Ahorro en la externalización de los trabajos de facturaciones complejas.
- Disminución de las penalizaciones por errores de facturación y, por lo tanto, del coste comercial de atender a dichas reclamaciones.
- Disminución de la pérdida de ingresos por abandonos causados por clientes descontentos con la calidad de las facturas.
- Disminución de los impagos por discrepancia con las facturas.
- Eliminación de errores de facturación.
- Disminución del plazo de facturación, con el consiguiente ahorro en la financiación de activo circulante.
La solución BILLnet, desarrollada por TEAMnet, puede llegar a conseguir un ratio de mejora de la eficiencia operativa en productividad de mas del 80% lo que implica que en lugar de necesitar invertir horas horas poco productivas en trabajos manuales para personalizar la facturación de un cliente, basten unos pocos minutos de operación del gestor del cliente (datos tras realizar varias mediciones en clientes de referencia).
Con esta automatización de tareas se logra centralizar toda la información y el conocimiento de la casuística de los clientes en un sistema, y no en las personas.
Aparte de la generación de eficiencia en el proceso de facturación B2B, lo más interesante y novedoso, es que con esta agregación de toda la información relevante de un cliente, en un sistema como BILLnet, referente a consumos, gasto, inventario, información de centros de coste, presupuesto, estructura organizativa, empleados, entre otros (si el cliente acepta aportarla), nos permite plantear la generación de un valor diferencial exclusivo en el mercado, dotando a los clientes B2B de un portal de autogestión proporcionado por la propia empresa proveedora, con funcionalidades de business expense management, que hasta hora se contrataban a empresas de servicios, como, por ejemplo:
- Cuadros de mandos (dashboards) personalizados de consumo, gasto e inventario de servicios y productos contratados.
- Benchmark con respecto a los datos de gasto y consumo de su sector.
- Gestión de solicitudes (altas, bajas, modificaciones).
- Descarga de informes personalizados.
- Información de situación de las bolsas contratadas.
- Publicación y aprobación de prefacturas por parte del cliente para evitar malos entendidos y demoras en el cobro.
- Generación y seguimiento del presupuesto de gasto.
El sector telco es un claro ejemplo de lo que aquí hemos comentado porque históricamente, a pesar de las grandes inversiones realizadas en sistemas, ha habido muchos problemas en este tipo de facturaciones y no se había conseguido elaborar un sistema eficiente de facturación B2B.
Para ello, en TEAMnet hemos creado una solución pionera multisectorial que resuelve estas complejidades: BILLnet.
¿Te apuntas a ser diferente?