SharePoint y Ms dynamics
Intranet de Colaboración Integración con el CRM
Resumen
Uno de los mayores despachos de abogados de España con más de 150 abogados que trabaja en todas las áreas del Derecho ha confiado en TEAMnet365 para la implantación de una intranet colaborativa basada en SharePoint. El principal motivo ha sido la necesidad de ofrecer a sus usuarios una herramienta que aumente la colaboración entre ellos, conformando entre todos, una gran base de conocimiento documental donde poder realizar búsquedas, comparar experiencias y localizar rápidamente información relativa a los miles de expedientes abiertos a lo largo de su historia.
Además, se construyó una herramienta de reporte de horas y costes con determinados flujos de aprobación para fiscalizar el trabajo diario de los empleados. Esta información se vuelca automáticamente a Microsoft Dynamics para el control de facturación y gastos de personales.
Antecedentes
El despacho de abogados contaba con una aplicación desarrollada en Lotus Notes que no permitía de ninguna manera el intercambio de información, el indexado y búsqueda por contenido de documentos, etc.
El repositorio principal de información con el que trabajaban los empleados era el buzón de entrada de su correo, lo que impedía, por supuesto un conocimiento global de los expedientes y sus documentos asociados.
Además, a la hora de reportar su trabajo utilizaban hojas Excel que posteriormente alguien en administración debía de encargarse de introducir una por una a mano en su sistema de CRM.
Solución aportada
Creación de una intranet corporativa fuertemente basada en la gestión documental y la indexación de documentos para su posterior localización y consulta.
Cada vez que un líder abre un expediente relacionado con un caso en la intranet, automáticamente se crea un site de colaboración con una serie de bibliotecas y listas ya prefijadas: documentos públicos para todo el despacho, privados únicamente para los miembros del grupo que trabajan en el expediente, etc.
De forma automatizada se crean una serie de grupos de seguridad y roles donde se incluyen los abogados que trabajaran en dicho expediente, quedando este sellado al resto de usuarios durante su desarrollo.
Además, existen una serie de políticas y restricciones legales propias de este despacho de abogados (como por ejemplo cuando se abre un expediente que supone ir contra un cliente del grupo de clientes al que se defendió en los últimos 5 años) que son detectadas por el sistema el cual se encarga de informar al líder del expediente en el momento en que lo crea.
Desde este site los abogados pueden imputar trabajo y gastos que se vuelca de manera automática en el CRM (Ms Dynamics) de la compañía.
Una vez que se cierra el expediente, todos los documentos emanados del mismo pasan a formar parte del conocimiento global de la organización. En caso de sucesivos expedientes donde coincida bien el grupo de clientes, bien el tribunal, etc.. cualquier abogado puede buscar información referente a estos asuntos en la fuente de conocimientos del despacho y localizar a las personas clave que es su día acumularon la experiencia de trabajar en similares circunstancias.
Resultado conseguido
Si normalmente la información es muy importante para una compañía, en el caso de un despacho de abogados la información lo es todo.
En hecho de que en el momento en que se abre un expediente (un caso) las personas que tienen asignado el mismo puedan encontrar rápidamente cualquier información relativa al mismo y los actores implicados en la base de conocimiento de la compañía y localizar a personas que tienen el conocimiento necesario tanto por el asunto a tratar como por haber adquirido experiencia trabajando previamente con el tribunal, con las partes implicadas, etc. Dota al despacho de una ventaja incalculable sobre sus competidores a la hora de enfrentarse a cualquier nuevo pleito.
Además, el personal de administración puede centrarse en sus tareas sin necesidad de realizar el ingente trabajo mecánico que suponía el introducir a mano en el CRM el trabajo y los gastos de cada uno de los empleados.