Intranet corporativa
Implantación Intranet Corporativa Y Gestor documental
Resumen
Vamos exponer el caso de una compañía que ha confiado en TEAMnet365 para la implantación de una intranet corporativa basada en SharePoint. Además de la inclusión en la misma de múltiples aplicaciones desarrolladas a medida como la reserva de salas de reuniones, la gestión de las políticas contables de las muchas empresas con las que cuenta la compañía, solicitud de inversiones, gestión documental avanzada, etc.
La empresa tiene una larga y sólida trayectoria siendo líder en dos sectores (la automoción y los servicios logísticos) y presente en diez países. El grupo cuenta con dos divisiones principales: una con servicios logísticos intermodales y otra dedicada a la distribución de automóviles y el desarrollo de proyectos de movilidad dentro de la nueva economía digital.
Antecedentes
La compañía no contaba con una intranet corporativa, el personal se conectaba a través de VPN a una serie de aplicaciones dispersas y desconectadas entre sí para realizar determinadas tareas como el control de horas, solicitud de inversiones, etc.
La gestión documental era inexistente, consistiendo únicamente en carpetas en red donde buscar la documentación relevante: políticas contables, manual de actuaciones, etc., se convertía en una labor realmente ardua y tediosa.
El departamento jurídico de la compañía contaba con un gestor documental obsoleto que no permitía el trabajo online lo que suponía que documentación altamente sensible se alojara en los discos duros de cada uno de los empleados sin ningún tipo de seguridad.
Solución aportada
Creación de una intranet corporativa en la que se publican noticias relativas a la propia compañia, con accesos directos y personalizados por perfiles a las multiples aplicaciones y sitios documentales de la que dispone ahora la organización.
Se crearon múltiples aplicaciones a medida con gran importancia de los flujos de trabajo desarrollados con Power Automate para la autorización de inversiones, la gestión de contratos y proveedores, etc. Además la mayoría de estos flujos se comunican con SAP R3 para insertar o extraer información.
Mediante el uso de Power BI se generaron numerosos cuadros de mando a los que las personas con autorización pueden acceder conectándose a la intranet desde cualquier sitio en el que se encuentren.
Mediante la parametrización y personalización del potente buscador documental de Sharepoint se facilitó enormemente la localizacion de aquellos documentos que conforman la base de conocimientos de Bergé y Cia.
La utilización de sitios de grupo integrados en Microsoft Teams a la hora de celebrar reuniones online permite compartir tareas, notas, documentos, gráficas, etc entre los asistentes de una manera fluida y natural, sin necesidad de salir de Teams en ningún momento y como si de una parte integral de la propia aplicación se tratara.
Mención especial merece la gestión documental del departamento de jurídico. La primera tarea a realizar fue la importación de más de 50.000 documentos a bibliotecas de SharePoint sin perder los metadatos a los que estaban asociados cada uno de los documentos. Se utilizó para ello scripts de PowerShell.
Tras la importación de los documentos se creó un sitio específico para cada una de las divisiones a los que se les dotó de una gran capacidad de búsqueda tanto a través de los metadatos como por contenido, mediante la indexación documental avanzada. Además, con el uso de Office 365 y la creación de determinadas políticas de seguridad se permite que todo el trabajo se desarrolle online, dentro de la propia intranet de Bergé y se grantiza la confidencialidad de la información sensible.
Resultado conseguido
Workflow de solicitud de inversiones por departamento, de gestión del dato, cuadros de mando, reserva de salas de reunión, herramientas de gestión de certificados digitales, etc. Son sólo una pequeña muestra del numero de aplicaciones desarrolladas para la empresa, basadas en SharePoint Online y publicadas en su intranet. A lo que habría que añadir una eficaz gestión documental con potentes indexadores de contenido para acelerar las búsquedas, las posibilidades de trabajo compartido de Office 365 integrado en Teams, etc. Todo ello contribuyó de manera definitiva al aumento de la productividad y, lo que es más importante, la competitividad por parte de la organización.
El despilfarro por desaprovechamiento de las capacidades humanas se trata de un término que se ha añadido en los últimos tiempos, referido a la no utilización de la inteligencia o competencias de los empleados de la manera adecuada. Cuando una gran cantidad del tiempo empleado por los trabajadores de una compañía se va en buscar información que debería tener de manera inmediata, a acceder a una determinada herramienta, o a intentar comunicarse con el resto del personal de manera efectiva, esto se traduce en desmotivación y desconfianza por parte de los usuarios.
Mediante la implantación de una intranet corporativa ágil y que resulta realmente útil para los miembros de la plantilla de la empresa, y el aprovechamiento de todas las posibilidades que Microsoft 365 pone a nuestra disposición, se logró mejorar notablemente la experiencia del trabajador y, por consiguiente, se redujo drásticamente el desaprovechamiento del mayor activo que tiene una compañía. Su gente.
Hoy en día, continuamos trabajando con esta empresa ayudándoles con nuevos desarrollos y funcionalidades a afrontar los retos empresariales de cada día.